System recall pacjentów stomatologicznych — 4-dotykowa sekwencja

Większość pacjentów chce wracać — tylko o tym zapominają. System recall DOP zwiększa retencję pacjentów o 40% i obniża no-show o 40%. Oto 4-dotykowa sekwencja, krok po kroku.

Dotyk 1 — Rezerwacja przy wyjściu z poprzedniej wizyty (najważniejszy)

Przed pożegnaniem pacjenta higienistka lub rejestratorka od razu rezerwuje termin za 6 m-cy. Skrypt: „Pani Anno, zarezerwuję panu termin na styczeń — przyjadę z mapą i sprawdzimy te obszary. Jeśli będzie pan musiał przełożyć, anulujemy bez problemu — to Pana termin gwarantowany". 80% pacjentów akceptuje. Ten 1 ruch eliminuje 60% problemu recall.

Dotyk 2 — SMS przypomnienie 14 dni przed

Automatyczny SMS: „Dzień dobry [imię]. Pamiętamy że ma Pan zarezerwowaną wizytę w [data] o [godzina] w Praktyce X. Jeśli wszystko OK — nie musi Pan odpisywać. Jeśli musi Pan przełożyć — odpowiedz „PRZEŁOŻ". Do zobaczenia! Pozdrawiamy". Ten SMS obniża no-show o 30%.

Dotyk 3 — Telefon dla pacjentów bez rezerwacji 6+ m-cy

Jeśli pacjent NIE zarezerwował wizyty przy ostatnim wyjściu (lub odwołał i nie wrócił), rejestratorka dzwoni po 6-7 m-cach. Skrypt: „Pani Anno, dzień dobry, mówi Anna z Praktyki X. Dzwonię żeby zaprosić Panią na rutynową wizytę kontrolną — minęło 6 miesięcy. Mamy wolne terminy w przyszłym tygodniu — pasuje wtorek 14:30 czy środa 10:15?". Konwersja: 40-50% telefonów na wizyty.

Dotyk 4 — E-mail „Mapa zdrowia" dla pacjentów bez kontaktu 9+ m-cy

Pacjent który nie zarezerwował i nie odebrał telefonu dostaje e-mail z personalizowanym podsumowaniem: „Dzień dobry Pani Anno, minęło 9 miesięcy od ostatniej wizyty. Pamiętam że obszar dolnej szczęki wymagał uwagi — wracam żeby zapytać czy wszystko OK. Załączam plan kontroli na najbliższe 6 m-cy. W razie pytań proszę o kontakt". Konwersja: 15-20% — głównie pacjenci którzy zapomnieli. To nie spam — to opieka.

Najczęstsze pytania